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疫情期間,欣創公司啟動居家遠程辦公方案確保經營管理有序進行

新型冠狀病毒感染的肺炎疫情發生以來,黨中央高度重視,習近平總書記多次主持召開會議,對疫情防控工作進行研究部署。中央應對疫情工作領導小組專題研究部署疫情防控工作,要求引導具備條件的企事業單位居家網上辦公,減少人員流動,降低疫情擴散風險。欣創公司黨委高度重視疫情防控工作,為配合中國寶武、馬鋼疫情防控大局,進一步做細做實疫情防控工作,降低疫情傳播風險,公司決定在疫情防控期間實施遠程網絡辦公,并著眼長遠,為未來常態化遠程辦公積累經驗打好基礎。具體方案如下:

一、人員安排

1、按照屬地管理要求自行隔離的人員,一律采用遠程辦公;

2、按照上級管理要求,外地返馬的人員實行居家隔離觀察 14 天,觀察期間一律采用遠程辦公;

3、公司領導和中層管理人員(含部門經理助理)必須到崗工作。雙休日實施兩級管理人員值班制度(值班人員在下周給予調休);對于只有一名中層管理人員的部門,可不安排周末值班。環保運營部和工程部參照建立疫情期間部門周末值班制度、報疫情辦公室備案。

4、各部門技術業務崗位(除隔離觀察人員外)按照1/2+ α的方式由部門負責人統籌安排(α為特殊崗位或因工作任務當天必須到崗人員);其他人員除必須在崗外,原則上采用遠程辦公。各部門根據公司需要安排每日到崗人員名單,報欣創公司疫情防控工作領導小組辦公室備案。

5、各部門、各單位上班到崗人員,應根據辦公室的面積空間,合理安排辦公座位,保持足夠的安全距離;在崗人員戴口罩不串門,不扎堆聚集。一般不進入他人辦公場所, 確需進入他人辦公場所的,必須佩戴口罩,保持安全距離, 交接紙質材料后要洗手。

6、處于隔離觀察期的人員,要嚴格執行隔離制度,各部門要主動關心隔離人員的身體狀況和遠程辦公情況。結合員工個人身體健康狀況、崗位工作內容、上下班交通等實際情況,由各部門自行確定遠程辦公人員名單,于每周日21:00前部報綜合管理部備案(因工作必須調整的,提前一日21:00前報綜合管理部)。

二、遠程辦公

1、事務性工作以電話、信息等通訊方式聯絡。

2、電子文件的傳閱、流轉優選協同辦公平臺和金和辦公系統(APP已經覆蓋到公司中層以上管理人員);特殊情況下選擇短信、微信、qq等通信方式傳遞。

3、各類文件文稿審核優選電子通信方式,紙質材料需簽字審核用印的,優選采用信息批準方式、印章管理部門據用印批準人的批準信息用印并留存用印批準紀錄。

4、最大程度減少紙質材料、最大程度降低人工傳遞。

三、現場會議和遠程會議

1、現場會議。疫情期間,公司原則上不開會、少開會、優先選擇視頻會議,必須召開的現場會議的,茶具茶水禁入會場;會議室使用由會議發起部門提前申請,綜合管理部安排提前做好會議室的消毒工作,會議原則上控制在半個小時左右,最長不超過1小時,會議過程中不傳閱紙質文件、必須討論的材料的以電子投屏方式展示;嚴格控制參數人 數,原則上為公司領導和部門負責人或必要參加的相關部門負責人;參會人員佩戴口罩,至少間隔一個座位就坐,會議過程中禁止近距離接觸交流。

2、遠程辦會。疫情期間,公司各部門例會、部門專業會議原則上按照視頻會議方式召開;公司層面的會議,如周經營例會、總經理辦公會等由綜合管理部牽頭組織、形成會議紀要;公司層面其它專業會議,由業務部門牽頭組織、形成會議紀要。

遠程會議的方式可選擇“學習強國”視頻會議(開會的方法和程序附后)、微信群視頻方式(限9人以內)進行。

四、遠程辦公管理規范

疫情期間,遠程辦公的總體原則是:充分利用公司現有遠程網絡辦公系統,通過泛微OA系統、金和系統實現遠程辦文;通過微信、QQ等軟件交流溝通,實現遠程辦事。

1、具備遠程辦公環境。首先,具備電腦、網絡等遠程辦公硬件條件。同時,按照集團內網規范要求,加強網絡信息安全,安裝防火墻軟件,及時更新電腦殺毒軟件、常用軟件,使用正版軟件編輯文檔。

2、保持信息溝通暢通。遠程辦公上班、下班時間,均按照正常工作時間規定執行。建立部門微信群,每天上班時群內報到, 定期溝通信息、布置任務,快速進入工作狀態;下班時報告工作進展,定期上報工作小結;各部門每周至少與遠程辦公人員召開一次視頻溝通例會。遠程工作期間保持手機、網絡、郵箱暢通,保持微信等即時通訊工具在線。

3、遠程辦公響應時限要求。通過電話、微信等通訊方式的辦公事項響應時限為正常工作時間內1小時以內;通過OA和金和系統等文件系統辦公響應時限為正常工作時間4小時以內。

4、嚴格保守工作秘密。嚴格執行公司保密管理制度, 嚴格做好國家秘密保護工作。不得用微信、QQ等發送密級文件;不遠程辦公處理涉密信息;使用視頻會議系統時,不涉及工作秘密;黨員組織生活視頻方式采用學習強國視頻會議;工作相關資料、信息、記錄等,禁止轉發或拍照、截屏等方式在工作范圍之外傳播。

5、自覺遵守工作紀律。各部門要轉變管理方式管理理念,相信員工,信任員工。遠程辦公人員要自覺遵守工作紀律,保持工作狀態,快速響應,自覺工作協同,按時高效優質完成工作任務。

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